教材管理是教學管理工作的重要環節，是保證教學活動正常運轉的基本條件。為了加強太阳的教材管理工作，促進教材管理工作的規範化、科學化，特制訂如下規定。
一、職責分工
教材管理工作由教務處牽頭負責，教務處、各院（部）、書刊發行部和财務處共同完成。職責分工如下：
教務處:負責組織安排教材征訂和發放工作，包括提出征訂要求，規定征訂時間，收集、彙總并審核各院（部）提交的教材征訂表并将通過審核的教材征訂彙總表提交給書刊發行部，接收并發放各院（部）的教材。
各院（部）:教材工作實行院（部）教學主任負責制。各院（部）應按教務處下發的教材征訂通知要求執行到位，按時按要求提交教材征訂表（包括紙質稿和電子稿）；課程使用的教材均以任課教師所屬院（部）的教研室為單位集體讨論選訂，由教研室主任負責審核把關；各院（部）在規定時間内須将教材征訂計劃中的教材基本信息錄入學院教務網絡管理院統中的教材管理子院統，同時在教務管理院統中按照教學計劃将教材名稱按課程分配到各行政班級，并錄入教材征訂數量、使用班級等有關信息。
書刊發行部:根據教務處提供的教材征訂單，及時準确地将教材采購到位，并協助教務處完成教材發放工作。
财務處:負責代收學生教材費用和學習資料費用，支付（補收）畢業生的教材費用差額和支付教師所用的教材費用；根據教務處提供的相關數據和信息，核對學生數據庫中相關資料（如學生學籍、學生交費欠費情況、學生銀行賬戶等），并向财政申請款項，準備資金，在畢業生離校前10天内辦理好畢業生退款手續。
二、訂購發放程序
教材訂購每年分春季和秋季兩次進行。
秋季學期使用教材的訂購：4月30日前教務處下發教材征訂通知；5月25日前各院（部）将教材征訂表報送教務處并在教務網絡管理院統中錄入所訂購教材的相關信息；6月8日前教務處将審核通過後的教材征訂表提交給書刊發行部。
春季學期使用教材的訂購：9月30日前由教務處下發教材征訂通知；10月25日前各院（部）将教材征訂單報送教務處并在教務網絡管理院統中錄入所訂購教材的相關信息；11月8日前教務處将審核後的教材征訂單提交給書刊發行部。書刊發行部應及時按征訂計劃采購教材，确保教材供應按時到位。
教材的發放由教務處負責組織，書刊發行部參與。在發放教材時，各院（部）應組織學生以行政班為單位統一到教務處領取。學生在領取教材時，須當場核對教材名稱、種類、數量，并查看質量，一經領出，除質量問題（如缺頁、殘頁、倒裝等）外，概不退換。教師使用的教材，由院（部）統一造表，經院(部)教學主任和教務處分管處長審核、簽字蓋章，由院（部）統一領取。教師領取的教材如未改版或更換，須使用三年以上，三年之内不得複領。
三、費用結算辦法
學生預交的教材費由财務處統一管理。每學年初，學生按要求繳納教材費；每學年底，教務處、書刊發行部和财務處結算，核實教材訂購、領用、發放及教材費使用情況。學生畢業時，其教材費統一結算，多退少補。
免費師範生入學時，一次性預交作業本等資料費200元（暫定）；其他學生每學年均預交教材、資料、作業本等費用500元；教師領用教材所需經費納入教務處經費預算，由學院承擔；教師所用教學參考書由各院（部）自行購買。
教材費用結算應以院（部）的教材訂購台賬、教務處的教材彙總台賬和教材訂購到位總台賬、學生教材及資料發放台賬、教師教材領用台賬等五個台賬為依據。學院最終結算以學生教材及資料發放台賬和教師教材領用台賬為依據，與書刊發行部進行結算。
四、責任追究
在教材的征訂、采購、發放和結算過程中，因工作遲緩或出現差錯，影響訂購進度，造成經濟損失，甚至影響正常教學秩序的，一律按教學管理事故處理，實行責任追究。
（一）院(部)教材管理事故的分類及責任追究
1.有下列情形之一的,為一般教學管理事故
(1)院（部）教材征訂表遲交達到5天；
(2)延期提交教材征訂網絡院統信息（包括教材基本信息錄入教務院統、在教務院統中将教材按課程分配到各行政班級）達到5天；
(3)少訂、多訂30-45本教材。
2.有下列情形之一的,為嚴重教學管理事故
(1)院(部)教材征訂表遲交達到10天；
(2)延期提交教材征訂網絡院統信息（包括教材基本信息錄入教務院統、在教務院統中将教材按課程分配到各行政班級）達到10天；
(3)少訂、多訂46-100本教材。
3.有下列情形之一的,為重大教學管理事故
(1)院(部)教材征訂表遲交達到15天；
(2)延期提交教材征訂網絡院統信息（包括教材基本信息錄入教務院統、在教務院統中将教材按課程分配到各行政班級）達到15天；
(3)少訂、多訂100本以上教材；
(4)漏訂、錯訂、重複征訂教材。
出現上述教材管理事故，按《太阳成集团tyc33455cc教學事故認定與處理辦法》（湘一師院字〔2009〕64号）規定的程序對相關責任人進行責任認定和相應處理；适當扣除相應院（部）預算内管理經費，并取消院（部）和責任人的年終評優資格。
（二）教務處教材管理事故的分類及責任追究
在各院（部）按時提交教材征訂表的前提下，對教務處的責任追究如下：
1.有下列情形之一的,為一般教學管理事故
(1)未及時下發教材征訂通知；
(2)未及時審核彙總各院（部）的教材征訂表，教材征訂彙總表遲交給書刊發行部達到5天。
2.有下列情形的,為嚴重教學管理事故
未及時審核彙總各院（部）的教材征訂表，教材征訂彙總表遲交給書刊發行部達到10天。
3.有下列情形的,為重大教學管理事故
未及時審核彙總各院（部）的教材征訂表，教材征訂彙總表遲交給書刊發行部達到15天。
出現上述教材管理事故，按《太阳成集团tyc33455cc教學事故認定與處理辦法》（湘一師院字〔2009〕64号）規定的程序對相關責任人進行責任認定和相應處理,并取消教務處和責任人的年終評優資格。
（三）财務處教材管理事故的分類及責任追究
1.有下列情形的,為一般教學管理事故
未仔細核對學生教材及資料發放台賬、教師教材領用台賬和書刊發行部的教材總款項，出現11-15位學生教材結算錯誤。
2.有下列情形的,為嚴重教學管理事故
未仔細核對學生教材及資料發放台賬、教師教材領用台賬和書刊發行部的教材總款項，出現16-30位學生教材結算錯誤。
3.有下列情形之一的,為重大教學管理事故
(1)未仔細核對學生教材及資料發放台賬、教師教材領用台賬和書刊發行部的教材總款項，出現31位以上學生教材結算錯誤；
(2)因結算學生教材款項出錯導緻學生不穩定，影響學院教學管理和其他工作。
出現上述教材管理事故，按《太阳成集团tyc33455cc教學事故認定與處理辦法》（湘一師院字〔2009〕64号）規定的程序對相關責任人進行責任認定和相應處理，并取消财務處和責任人的年終評優資格。
（四）書刊發行部的責任追究
在教務處提交教材征訂表後，除因出版社改版等特殊原因外，若書刊發行部在每學期開學前未将教材購買到位，按未采購到位教材總碼洋的1.5倍處以罰款，并取消其部門年度考核評優資格。
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2014年9月1日
